Папка на сдружение или семейство, която не изчезва, когато някой напусне

Въпросът: "В нашето сдружение всичко се съхранява в споделена папка на предишния секретар. Той сега напуска. Какво се случва с папката и как да предотвратим това следващия път?"

Проблемът: споделената папка винаги принадлежи на едно лице. Ако този потребител бъде изтрит, папката изчезва и за всички останали. Същото важи и за семейство, при което всичко се съхранява в папката на единия родител.

Сега: обезопасяване на папката

1. Нека напускащото лице прехвърли собствеността на папката на някой, който остава, чрез Настройки, Споделяне и блока Файлове. Вижте Прехвърляне на собственост при напускане на колега.
2. Изтрийте потребителя в Моят WebOké едва след като прехвърлянето е завършено. Ако искате да запазите акаунта за известно време, деактивирайте го вместо да го изтривате.
3. Лицето вече не може да влезе в профила си? Следвайте Колега напуска фирмата: безопасно поемане на файлове, календар и споделени папки.

Занапред: екип и папка на екип

1. Създайте екип

Създайте в приложението Екипи екип, например "Управителен съвет" или "Семейство", и добавете членовете (вижте Създаване на екипи и споделяне на папка с целия Ви екип). Когато се присъедини или напусне някой, Вие коригирате само екипа.

2. Заявете папка на екип

Папката на екипа принадлежи на екипа, а не на едно лице. Тя остава, когато някой напусне, и заеманото пространство не се брои към един член. Папка на екип се създава от WebOké: заявете я с тикет в Моят WebOké и посочете името на папката и екипа (вижте Екипни папки: обща папка, която принадлежи на екипа). Папки на екип има в Personal, Family и Max, но не и в Nextcloud Free.

3. Преместете файловете

1. Отворете в Файлове старата споделена папка.
2. Отметнете всичко (полето над списъка избира всичко).
3. Изберете отгоре Премести или копирай, изберете папката на екипа и щракнете върху Премести в с името на папката на екипа (вижте Създаване, преместване, копиране и преименуване на папки).
4. Проверете дали всичко е прехвърлено и след това премахнете старото споделяне.

Съвети за организацията

• Използвайте постоянна структура на папките, например Протоколи, Финанси, Членове, Дейности. Добавете с Добавяне на описание на папка кратко обяснение (вижте Бележки и текстови файлове създаване с Текст).
• Определете кой какво може да прави. Не е нужно всеки да може да променя финансовите документи.
• При споделяне навън (членове, родители, община) винаги използвайте връзка с парола и крайна дата (вижте Създаване на публична връзка: четене, редактиране, парола, срок на валидност и лимит за сваляне).