Колега напуска фирмата: безопасно поемане на файлове, календар и споделени папки

Въпросът: "Служител напуска фирмата. Как да се погрижа да запазим неговите файлове, календар и споделени папки, и той след това да няма повече достъп до тях?"

Следвайте стъпките в този ред. Най-важното правило: изтривайте потребителя едва след като всичко е поето. Изтрит потребител изчезва окончателно, заедно с всичките му файлове, календари и контакти.

Стъпка 1: прехвърляне, докато колегата все още е на разположение

1. Колегата прехвърля своите файлове през Настройки, Споделяне, блок Файлове: избира главната папка или важните папки при Файл или папка за прехвърляне, посочва наследник при Нов собственик, и Прехвърляне. Вижте Прехвърляне на собственост при напускане на колега.
2. Наследникът приема прехвърлянето чрез известието в Nextcloud.
3. Календарите и адресните книги се поемат от наследника, като бъдат споделени или като се експортират и импортират. Вижте Споделяне на календари, публикуването им и поставянето им на Вашия уебсайт и Контакти: създаване, групи, внасяне и изнасяне.
4. За разговорите в Talk, таблата в Deck и формулярите, на които колегата е собственик: дайте права за управление и на друг човек там.

Стъпка 2: затваряне на достъпа

1. Като администратор отидете в Моят WebOké, Моите продукти и Вашия пакет Nextcloud.
2. При потребителя в блока Управление на потребители изберете Изключване. Тогава колегата вече не може да влиза в системата, но данните му остават запазени.
3. Накарайте го да излезе от собствените си устройства, или отнемете достъпа на неговите устройства. Вижте Преглед, отнемане или дистанционно изтриване на устройства и сесии.

Стъпка 3: колегата вече е напуснал?

Ако колегата не е успял да прехвърли нищо, като администратор можете сами да обезпечите файловете:

1. Първо включете отново потребителя, ако сте го били изключили.
2. В Моят WebOké при потребителя изберете Промяна на парола и задайте нова парола.
3. Кодът за вход по имейл се изпраща на имейл адреса на потребителя. Ако нямате достъп до него, променете имейл адреса чрез Редактиране на данни, или помолете за помощ поддръжката на WebOké.
4. Влезте като този потребител и прехвърлете файловете, както в стъпка 1.
5. След това изключете потребителя отново.

Внимание: влизайте в акаунта на (бивш) служител само ако това отговаря на Вашите вътрешни правила и на правилата за защита на личните данни. Ако се колебаете, първо се консултирайте.

Стъпка 4: разчистване

• Проверете дали всички важни файлове са при наследника и дали споделените папки все още работят за останалата част от екипа.
• Едва след това в Моят WebOké при потребителя изберете Изтриване. Това действие не може да бъде отменено.
• Идва ли нов колега? Създайте нов потребител и, ако пакетът Ви включва Office, назначете отново лиценза за Office.

Съвет: избягвайте подобни задачи с екипни папки: те принадлежат на екипа, а не на един отделен човек. Вижте Екипни папки: обща папка, която принадлежи на екипа и Папка на сдружение или семейство, която не изчезва, когато някой напусне.