Клиент предоставя файлове чрез заявка за файлове с парола и крайна дата

Въпросът: "Моите клиенти трябва да предоставят документи: фишове за заплати, фактури, снимки. Изпращането по имейл не върви добре с големи файлове и не е сигурно. Как да уредя да поставят файлове при мен, без да виждат нещо друго?"

Решението: заявка за файлове за всеки клиент, в собствена папка, с парола и крайна дата. Клиентът качва чрез своя браузър и не се нуждае от акаунт.

Стъпка 1: папка за всеки клиент

1. Създайте в Файлове папка за доставки, например Доставки.
2. В нея създайте папка за всеки клиент, например Доставки/Bakkerij De Linde 2026 (вижте Създаване, преместване, копиране и преименуване на папки).

По този начин клиент никога не може да достигне до файловете на друг клиент, а Вие веднага знаете от кого е даден файл.

Стъпка 2: създаване на заявката за файлове

1. Щракнете върху Нов и изберете Създай заявка за файлове.
2. В полето Тема на заявката въведете какво искате, например "Годишни документи 2026".
3. В Местоназначение за качване изберете папката на този клиент.
4. В Бележка за получателя напишете точно какво Ви е необходимо и до кога. Този текст се вижда от клиента в горната част на страницата за качване.

Стъпка 3: парола и крайна дата

1. Щракнете върху Продължаване.
2. Отметнете Задаване на крайна дата и изберете дата няколко дни след Вашия краен срок.
3. Отметнете Задаване на парола и изберете парола.
4. Щракнете върху Продължаване и копирайте Връзка за споделяне с бутончето вдясно в полето.

Стъпка 4: изпращане на връзката и паролата

Изпратете връзката сама по себе си на Вашия клиент, например в имейл. Изпратете паролата по друг канал: чрез sms, WhatsApp или по телефона. По този начин, ако някой прихване имейла, връзката все още няма да му е от полза.

Вашият клиент отваря връзката, въвежда паролата и щраква върху Качване или плъзва файловете си в прозореца. Той вижда само Вашата бележка и бутона за качване, но не и какво вече се намира в папката.

Стъпка 5: проследяване на получените файлове

• В приложението Активност и в раздела Активност на папката виждате какво е пристигнало и кога (вижте Чат и активност при файл).
• След крайната дата връзката автоматично престава да работи. Ако приключите по-рано, премахнете споделянето в раздела Споделяне на папката, или под Споделени и Заявки за файлове.
• Подгответе за Вашия клиент нова заявка за всяка година или за всяка поръчка. По този начин всичко остава подредено и разделено.

Внимание: това, което клиентите качват, се брои към Вашето пространство за съхранение (вижте Който използва споделени файлове, използва Вашето хранилище). Затова почиствайте старите доставки или ги архивирайте.

Повече обяснения за самата заявка за файлове има в Файлове да бъдат предоставени: качване на файлове и заявка за файлове.