Uma pasta de associação ou de família que não desaparece quando alguém sai

A pergunta: "Na nossa associação, tudo está numa pasta partilhada do antigo secretário. Essa pessoa vai sair agora. O que acontece à pasta e como evitamos isto da próxima vez?"

O problema: uma pasta partilhada pertence sempre a uma pessoa. Se esse utilizador for eliminado, a pasta também desaparece para todos os outros. O mesmo se aplica a uma família em que tudo está na pasta de um dos pais.

Agora: proteger a pasta

1. Peça à pessoa que vai sair para transferir a propriedade da pasta para alguém que permaneça, através de Definições, Partilhar e o bloco Ficheiros. Consulte Transferir a propriedade quando um colega sai da empresa.
2. Só elimine o utilizador em Mijn WebOké depois de a transferência estar concluída. Se quiser manter a conta por mais algum tempo, desative-a em vez de a eliminar.
3. A pessoa já não consegue iniciar sessão? Siga Colega sai da empresa: receber ficheiros, calendário e pastas partilhadas em segurança.

Daqui em diante: uma equipa e uma pasta de equipa

1. Criar uma equipa

Crie na aplicação Equipes uma equipa, por exemplo "Direção" ou "Família", e adicione os membros (consulte Criar equipes e partilhar uma pasta com toda a sua equipe). Quando alguém entra ou sai, só precisa de ajustar a equipa.

2. Pedir uma pasta de equipa

Uma pasta de equipa pertence à equipa, não a uma pessoa. Continua a existir quando alguém sai, e o espaço de armazenamento não é contabilizado a um único membro. A WebOké cria uma pasta de equipa por si: peça-a através de um ticket em Mijn WebOké e indique o nome da pasta e da equipa (consulte Pastas de equipa: uma pasta partilhada que pertence à equipa). As pastas de equipa estão disponíveis no Personal, Family e Max, mas não no Nextcloud Free.

3. Mudar os ficheiros

1. Abra em Ficheiros a antiga pasta partilhada.
2. Marque tudo (a caixa acima da lista seleciona tudo).
3. Escolha, na parte superior, Mover ou copiar, selecione a pasta de equipa e clique em Mover para com o nome da pasta de equipa (consulte Criar, mover, copiar e renomear pastas).
4. Verifique se tudo foi transferido e, depois, remova a partilha antiga.

Sugestões para a organização

• Utilize uma estrutura de pastas fixa, por exemplo Atas, Finanças, Membros, Atividades. Acrescente uma breve explicação com Adicionar descrição da pasta (consulte Criar notas e ficheiros de texto com Texto).
• Defina quem pode fazer o quê. Nem toda a gente precisa de poder alterar os documentos financeiros.
• Ao partilhar para o exterior (membros, pais, câmara municipal), utilize sempre uma ligação com palavra-passe e data de validade (consulte Criar um link público: visualizar, editar, palavra-passe, data de expiração e limite de transferências).