Управление на потребители и групи за Office

Като администратор Вие определяте кой работи във Вашия WebOké Nextcloud и кой има право да работи с Euro-Office. Това правите в Mijn WebOké, в Управление на потребители на Вашия пакет Nextcloud.

Как работи лицензът за Office Suite

Лицензът за Office Suite в Nextcloud представлява членство в групата office. Само членовете на тази група могат да отварят файлове в Euro-Office. Ако в Управление на потребители включите превключвателя Office Suite, ние правим потребителя член на тази група. Ако го изключите, премахваме го от групата и лицензът се освобождава.

Всеки потребител може сам да провери дали има лиценз. В Nextcloud кликнете горе вдясно върху профилната си снимка и изберете Настройки. Най-долу на страницата Profile & contact, при Your groups, е посочено в кои групи членувате. Ако там е изброена office (1), значи имате лиценз за Office Suite.

Внимание: давайте достъп до Office винаги чрез превключвателя в Mijn WebOké, а не като добавите някого към групата office по друг начин. Само така броенето на Вашите лицензи ще бъде точно.

Добавяне на потребител

1. В Mijn WebOké отидете на Моите продукти, кликнете на Администрация при Вашия пакет Nextcloud и превъртете до Управление на потребители.
2. Кликнете на Добавете потребител.
3. Въведете Потребителско име. С него потребителят влиза в системата. Използвайте малки букви, цифри, точка или тире. По-късно няма да можете да промените потребителското име.
4. Въведете Показвано име и Имейл адрес.
5. Изберете Парола от поне 10 знака, с поне една цифра и един специален знак, или кликнете на Генериране. Споделете паролата сигурно с потребителя.
6. Трябва ли потребителят да работи с Euro-Office? Отметнете Задаване на лиценз за Office Suite.
7. Кликнете на Създайте потребител.

Достигнали сте максималния брой потребители или лицензи за Вашия пакет? Тогава ще получите съобщение за това. Увеличете броя при Конфигурируеми опции, вижте Office-лицензи: поръчка и присвояване на потребители.

Управление на потребител

В Управление на потребители виждате за всеки потребител, наред с други неща, дали е активен, дали има Office Suite и кога за последно е влизал в системата. Чрез менюто с действия при даден потребител можете да изберете:

• Смяна на паролата: например ако някой е забравил паролата си.
• Деактивиране и Активиране: временно отнемане на достъп на някого, без да се изтрива нищо.
• Изтрий: окончателно премахване на потребителя.

Показваното име и имейл адреса коригирате директно в реда на потребителя: променете името или адреса и кликнете на Запази.

Внимание: при Изтрий всички файлове, календари и контакти на този потребител се изтриват окончателно. Това не може да бъде отменено. Затова първо съхранете важните файлове на друго място, например като ги споделите с колега, който да ги копира в своя собствена папка.

Някой напуска или вече няма нужда от Office

• Няма ли някой повече нужда от Euro-Office, но все още от Nextcloud? Тогава само изключете превключвателя Office Suite. Лицензът се освобождава за друг.
• Напуска ли някой? Първо деактивирайте потребителя. Изтрийте го едва когато сте сигурни, че всички файлове са на сигурно място.

Съвместна работа в групи

Искате ли екип да работи заедно по едни и същи документи? Тогава създайте споделена папка и я споделете с колегите, които трябва да работят в нея. Всеки с лиценз за Office Suite тогава може да отваря документите в тази папка в Euro-Office и да ги редактира заедно с останалите. Как работи споделянето, прочетете в Споделяне на документ с колега. Как да работите едновременно в документ, прочетете в Tegelijk aan een document werken.