Gerir utilizadores e grupos para o Office

Como administrador, é você quem determina quem trabalha na sua WebOké Nextcloud e quem pode trabalhar com o Euro-Office. Isso faz-se em Mijn WebOké, em Gestão de utilizadores do seu pacote Nextcloud.

Como funciona a licença do Office Suite

Uma licença do Office Suite corresponde, no Nextcloud, a ser membro do grupo office. Apenas os membros desse grupo podem abrir ficheiros no Euro-Office. Se ativar o interruptor Office Suite na Gestão de utilizadores, tornamos o utilizador membro desse grupo. Se o desativar, removemo-lo do grupo e a licença fica disponível.

Cada utilizador pode verificar por si próprio se tem uma licença. No Nextcloud, clique no canto superior direito na sua fotografia de perfil e escolha Definições. No final da página Profile & contact, em Your groups, consta em que grupos está inserido. Se aí aparecer office (1), tem uma licença do Office Suite.

Atenção: atribua sempre o Office através do interruptor em Mijn WebOké, e não ao adicionar alguém ao grupo office de outra forma. Só assim a contagem das suas licenças estará correta.

Adicionar um utilizador

1. Em Mijn WebOké, vá a Os meus produtos, clique em Administração junto ao seu pacote Nextcloud e percorra até Gestão de utilizadores.
2. Clique em Adicionar utilizador.
3. Preencha o Nome de utilizador. É com este nome que o utilizador inicia sessão. Utilize letras minúsculas, números, um ponto ou um traço. Não poderá alterar o nome de utilizador posteriormente.
4. Preencha o Nome a apresentar e o Endereço de e-mail.
5. Escolha uma Palavra-passe com, no mínimo, 10 carateres, com pelo menos um número e um caráter especial, ou clique em Gerar. Partilhe a palavra-passe com o utilizador de forma segura.
6. O utilizador vai trabalhar com o Euro-Office? Assinale Atribuir licença do Office Suite.
7. Clique em Criar utilizador.

Atingiu o número máximo de utilizadores ou licenças do seu pacote? Nesse caso, receberá uma notificação. Aumente o número em Opções configuráveis, consulte Encomendar licenças do Office e atribuí-las a utilizadores.

Gerir um utilizador

Na Gestão de utilizadores, pode ver, por utilizador, entre outras informações, se está ativo, se tem o Office Suite e quando iniciou sessão pela última vez. Através do menu de ações junto a um utilizador, pode escolher:

• Alterar palavra-passe: por exemplo, se alguém perdeu a sua palavra-passe.
• Desativar e Ativar: retirar temporariamente o acesso a alguém, sem eliminar nada.
• Eliminar: eliminar definitivamente o utilizador.

O nome a apresentar e o endereço de e-mail podem ser ajustados diretamente na linha do utilizador: altere o nome ou o endereço e clique em Guardar.

Atenção: ao Eliminar, todos os ficheiros, calendários e contactos desse utilizador são eliminados definitivamente. Esta ação não pode ser revertida. Por isso, guarde primeiro os ficheiros importantes noutro local, por exemplo, partilhando-os com um colega que os copie para uma pasta própria.

Alguém sai ou deixa de precisar do Office

• Alguém deixou de precisar do Euro-Office, mas continua a utilizar o Nextcloud? Nesse caso, desative apenas o interruptor Office Suite. A licença fica disponível para outra pessoa.
• Alguém vai sair? Desative primeiro o utilizador. Só o elimine depois de ter a certeza de que todos os ficheiros estão em segurança.

Colaborar em grupos

Pretende que uma equipa trabalhe em conjunto nos mesmos documentos? Crie uma pasta partilhada e partilhe-a com os colegas que nela devem trabalhar. Qualquer pessoa com uma licença do Office Suite pode então abrir os documentos dessa pasta no Euro-Office e editá-los em conjunto. Pode ler sobre como funciona a partilha em Partilhar um documento com um colega. Pode ler sobre como trabalhar simultaneamente num documento em Trabalhar em simultâneo num documento.